独立してフリーランスとして働き始めると、これまで会社の経理担当者や年末調整に任せていた帳簿づけや税金の計算を、すべて自分で行う必要が出てくる。「何から手をつければいいかわからない」という声は多く、特に会計ソフト選びは独立後の経理の土台になる部分だ。この記事では、フリーランスが会計ソフトを選ぶ際の考え方と、経理を始めるにあたって最初にやっておきたいことを整理する。
会計ソフトを選ぶ前に整理すべきこと
白色申告か青色申告かを決める
経理の方法は、確定申告の種類によって大きく変わる。白色申告は比較的簡易な帳簿で済むが、青色申告を選択すると、簡易簿記であれば10万円、複式簿記で一定の条件(e-Taxによる電子申告や電子帳簿保存など)を満たせば最大65万円の青色申告特別控除を受けられる。独立初期は手間を惜しんで白色申告を選びたくなるかもしれないが、青色申告の控除額の大きさを考えると、早い段階で複式簿記に対応した会計ソフトを導入しておくほうが結果的に有利になりやすい。青色申告を選択する場合は、原則として事業を開始してから2か月以内(新規開業の場合)に「青色申告承認申請書」を税務署に提出する必要がある点も覚えておきたい。
クラウド型か インストール型か
会計ソフトには、クラウド型とパソコンにインストールするデスクトップ型がある。クラウド型は銀行口座やクレジットカードと連携して取引を自動で取り込める機能が充実しており、簿記の知識が少ない人でも扱いやすい設計になっていることが多い。一方でデスクトップ型は、インターネット環境に依存せず動作し、複雑な帳簿管理に強い製品もある。独立直後で取引量がまだ少ない場合は、クラウド型の無料プランや低価格プランから始め、事業規模の拡大に合わせて上位プランへ移行するという進め方が現実的だ。
経理を始めるときの具体的な手順
事業用口座とレシート管理の仕組みを作る
経理を楽にする最大のポイントは、事業用の銀行口座とクレジットカードを分けることだ。生活費と事業の支払いが同じ口座に混在していると、会計ソフトへの取り込み時に一つひとつ仕分けする作業が発生し、手間が大きくなる。開業届を提出する際に屋号を決めておけば、屋号付きの事業用口座を開設しやすくなる。レシートや請求書は、紙のまま保管するのではなく、スマートフォンで撮影してクラウド上に保存できる機能を使うと、確定申告直前の整理作業が大幅に減る。
記帳のタイミングを決めておく
経理が苦手な人の多くは、記帳を後回しにして確定申告の直前にまとめて処理しようとし、結果的に取引の内容を思い出せなくなる。月に1回、あるいは週に1回など、記帳のタイミングをあらかじめ決めて習慣化しておくことが、年に一度の確定申告を乗り切るための実践的な方法になる。年の途中で退職した場合の確定申告のやり方にもあるように、独立初年度は会社員時代の給与所得と事業所得の両方を申告する必要があり、通常の年よりも整理すべき書類が多くなる点にも注意したい。
税金・保険料との関係も踏まえて記帳する
会計ソフトで正確に記帳しておくことは、所得税や住民税の計算だけでなく、退職後の国民健康保険への切り替え手続きで必要になる所得の把握にも直結する。国民健康保険料は前年の所得をもとに算定されるため、独立初年度の所得が正確に記録されていないと、翌年の保険料の見通しが立てづらくなる。また、掛金が全額控除になる小規模企業共済やiDeCoなどを併用している場合、その支払額も会計ソフト上で正しく区分しておくと、確定申告時の控除漏れを防げる。あわせて退職後の年金切り替え(国民年金への変更手続き)や退職後に来る住民税の支払いと注意点も把握しておくと、独立初年度の税負担と保険料負担の全体像を見通しやすくなる。
対照的な二つの経理スタイル
ある元人事職の30代女性は、独立と同時にクラウド型の会計ソフトを導入し、銀行口座とクレジットカードを連携させて、取引を自動で取り込む仕組みを整えた。月に一度、取り込まれた取引を確認して仕分けするだけで記帳が終わるため、確定申告の時期も慌てずに済んだという。対照的に、ある元営業職の40代男性は、独立後しばらく白色申告のまま手書きのノートで記帳を続けていたが、取引量が増えるにつれて管理が追いつかなくなり、確定申告直前にレシートの山を前にして数日がかりで整理する事態になった。翌年からはクラウド型の会計ソフトに切り替え、青色申告へ変更したことで作業時間が大幅に減ったと振り返っている。
青色申告を選ぶ場合、原則として開業から2か月以内に申請書を提出する必要がある点は見落とされやすい。
確定申告直前に慌てないための準備
年間のスケジュールを把握しておく
確定申告の受付期間は例年2月中旬から3月中旬にかけてだが、具体的な日付は年によって変わることがあるため、国税庁の発表を毎年確認しておく必要がある。e-Taxを使えば自宅からオンラインで申告でき、青色申告の65万円控除を受けるための要件の一つにもなっている。記帳を月次で進めておけば、確定申告の時期には会計ソフト上で決算書を出力するだけで作業がほぼ完了する状態に近づける。
税理士への依頼を検討するタイミング
取引量が増えてきたり、事業規模が大きくなってきた場合は、税理士に経理や確定申告を依頼することも選択肢になる。会計ソフトの導入初期だけ税理士にサポートしてもらい、仕組みが整った後は自分で記帳を続けるという関わり方をする個人事業主も多い。依頼する場合の費用は事業規模や依頼内容によって幅があるため、複数の税理士に見積もりを取って比較することが現実的な進め方になる。
会計ソフトでの記帳が整ってきたら、確定申告以外の独立後の手続きもあわせて確認しておきたい。退職後に確定申告が必要なケースと不要なケースでは申告が必要になるケースを整理している。働く場所の選び方に悩む場合は独立時にオフィスを借りるか自宅開業にするかの比較、社会保険の選び方は独立後に加入すべき社会保険の選び方を参考にしたい。クライアントとの取引が始まる際は独立後にクライアントと結ぶ契約書の注意点も確認しておくとよい。
よくある質問
簿記の知識がなくても会計ソフトは使えますか
クラウド型の会計ソフトの多くは、銀行口座やカードの取引を自動で取り込み、簡単な質問に答えるだけで仕分けできる設計になっている。簿記の知識が少なくても使い始めることは可能だが、青色申告の65万円控除を目指す場合は、複式簿記の基本的な仕組みを理解しておくと記帳ミスを減らせる。
無料の会計ソフトでも確定申告できますか
無料プランでも確定申告書を作成できる製品はあるが、取引件数の上限や連携機能の制限があることが多い。事業の取引量が増えてきたら、有料プランへの切り替えを検討するタイミングを見極めておきたい。
途中で会計ソフトを変更することはできますか
多くの会計ソフトはデータのエクスポート・インポート機能を備えているため、年度の途中でも移行は可能だ。ただし、過去の取引データの引き継ぎ方は製品によって異なるため、移行を検討する際は事前に両方の製品のサポート窓口に確認しておくと安心だ。
実際に独立後の経理や会計ソフト選びについての体験談も取材しています。ご自身の経験を話してみたいという方は取材にご協力ください。
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