退職届と退職願の違いと書き方

退職を決めたあとに戸惑う人が多いのが、「退職願」と「退職届」の違いです。似た言葉ですが、法的な意味合いや提出するタイミングが異なり、書き方を誤ると会社との間で認識のずれが生じることもあります。上司への退職の切り出し方とベストなタイミングで退職の意思を伝えたあとに、どちらの書類をどう準備すればよいのか、具体的な書き方とあわせて整理します。

退職願と退職届の違い

法的効力の違い

退職願は、会社に対して「退職させてほしい」という意思を伝えるお願いの書類であり、会社の承認を前提としています。一方、退職届は退職の意思を一方的に通知する書類で、受理された時点で撤回が難しくなります。民法627条に基づけば、雇用期間に定めのない労働者は申告から2週間で退職の効力を発生させることができるため、退職届を提出すれば会社の承認がなくても退職は成立します。

使い分けの場面

一般的には、まず上司に口頭で退職の意思を伝え、承認を得たうえで退職願を提出する流れが多く見られます。会社との交渉がこじれ、何度も引き止められるような場合には、退職届を提出して退職日を明確に固定する対応が取られることもあります。どちらを選ぶかは、会社との関係性や交渉の状況に応じて判断する必要があります。

書き方の基本とマナー

用紙・封筒の選び方

退職願・退職届は、白無地の便箋に縦書きで書くのが一般的な形式です。市販の退職届専用の便箋とセットになった封筒も販売されており、会社によっては指定の書式を用意している場合もあるため、総務や人事に確認してから準備すると手間が省けます。

本文の文例

本文には「私儀、この度一身上の都合により、来る〇年〇月〇日をもって退職いたします」といった形式で、退職理由と退職日を明記します。私的な事情を詳しく書く必要はなく、「一身上の都合」とまとめるのが一般的です。末尾には提出日、所属部署、氏名、宛先となる代表者名を記載し、認印を押すのが通例です。

印鑑と宛名の書き方

退職願・退職届に押す印鑑は、認印で問題ないとされていますが、シャチハタのようなインク浸透印よりも、朱肉を使う認印を使うのが望ましいとされる企業もあります。宛名は会社の代表者、一般的には代表取締役社長の氏名を記載し、自分の氏名は宛名よりも下の位置に、少し小さめに書くのが形式上の決まりとされています。部署名や入社年、担当業務などを詳細に書く必要はなく、簡潔な形式でまとめるのが基本です。

提出のタイミングと渡し方

退職願・退職届は、上司に口頭で退職の意思を伝えたあと、改めて個別に時間を取ってもらい、直接手渡しするのが望ましい形です。郵送やメールでの提出は、よほど対面での提出が難しい事情がない限り避けた方が、会社との関係を保ちやすくなります。提出する際は、二つ折りにして封筒に入れ、表面に「退職願」または「退職届」、裏面に所属と氏名を書くのがマナーとされています。会社によっては退職願・退職届の提出とあわせて、社内システム上での退職申請フォームへの入力を求められることもあり、紙の書類と電子申請の両方が必要になる場合もあります。提出先が人事部門か直属の上司かも会社ごとに異なるため、事前に確認しておくと二度手間を避けられます。

遠方の勤務先や、体調面の事情で出社が難しい場合など、どうしても対面での提出が難しい事情がある場合は、郵送での提出もやむを得ない選択になります。郵送する際は、簡易書留や特定記録郵便など、配達の記録が残る方法を選び、送付した日付をメモしておくと、後日「届いていない」といったトラブルを避けやすくなります。

退職届を提出したあとに会社側から受理を拒否されるケースも報告されていますが、退職届は会社の承諾を必要とせず、提出した時点で効力が生じる性質の書類です。受理印の有無にかかわらず、提出した日付の記録を残しておくことが重要です。

体験談:書き方で差が出た二人

ある元営業職の30代男性は、会社の指定書式を事前に総務から取り寄せ、退職理由を「一身上の都合」として簡潔にまとめた退職願を提出した。上司との面談で退職日もあらかじめ合意していたため、提出から受理までがスムーズに進んだという。一方、ある元事務職の20代女性は、インターネットで見つけたテンプレートをそのまま使い、退職理由の欄に職場への不満を具体的に書いてしまった。上司との間で気まずい空気が流れ、結局書き直しを求められて再提出することになったという。

退職に関連する制度の確認ポイント

退職願・退職届の提出とあわせて、退職後の生活に関わる制度についても早めに情報を集めておく必要があります。自己都合での退職の場合、雇用保険の給付制限期間が設けられ、ハローワークでの手続き後すぐには基本手当が支給されない点に注意が必要です。給付制限の具体的な期間や条件は離職理由や過去の受給歴によって異なるため、正確な内容は管轄のハローワークの窓口で確認することになります。退職日が確定した段階で、離職票の発行時期についても会社の担当者に確認しておくと、その後の手続きが滞りにくくなります。あわせて、会社員として加入していた厚生年金から国民年金への切り替えが必要になる場合があり、次の就職先が決まっていない場合は、退職後14日以内に住所地の市区役所または町村役場で手続きを行うことになっています。年金の種類や切り替えの要否は個々の状況によって異なるため、不明な点があれば年金事務所に直接問い合わせると確実です。

退職理由によって必要な準備は変わってきます。家族の介護が理由であれば介護離職のタイミングをどう判断するか、独立を見据えている場合は退職して独立する際の開業届の出し方も参考になります。公共職業訓練の受講を考えている場合は公共職業訓練を受けると失業保険の給付制限が解除される?訓練延長給付の仕組みもあわせて確認しておくとよいでしょう。

よくある質問

退職願を出したあとに撤回することはできますか

退職願は会社の承認を前提とした書類のため、会社が受理する前であれば撤回できる可能性があります。ただし、退職届として提出した場合や、すでに会社が退職の承認手続きを進めている場合は、撤回が難しくなることが多いです。

手書きとパソコン作成、どちらが望ましいですか

退職願・退職届は手書きが一般的とされていますが、会社によってはパソコンでの作成を認めている場合もあります。手書きかパソコン作成かで法的な効力に差はないため、会社の慣例や上司の意向を確認してから準備すると安心です。

退職理由は具体的に書く必要がありますか

退職理由は「一身上の都合」とまとめて書くのが一般的で、転職先や個人的な事情を詳細に記載する必要はありません。会社側から退職理由を詳しく聞かれた場合は、面談の場で口頭で説明する形を取ると、書類上のやり取りを簡潔に保てます。

退職届のテンプレートはどこで入手できますか

文具店で販売されている退職届専用の便箋セットのほか、インターネット上でも無料のテンプレートが多数公開されています。ただし会社によって指定の書式がある場合もあるため、まずは総務や人事に書式の有無を確認し、指定がない場合に市販のテンプレートを使うという順序で進めると安心です。

実際に退職願・退職届を提出した人の体験談も取材しています。ご自身の経験を話してみたいという方は取材にご協力ください。