退職前の引き継ぎというと、業務マニュアルや取引先リストの作成を思い浮かべる人が多いのですが、意外と抜け落ちやすいのが社内システムのパスワードやアカウントの整理です。長年同じ会社に勤めていると、自分しか把握していない業務アプリのログイン情報や、個人のスマートフォンで受信していた業務連絡が、気づかないうちに積み重なっています。退職日が近づいてから慌てて洗い出すのではなく、在職中の余裕があるうちにリスト化しておくことで、後任者やIT部門に余計な負担をかけずに済みます。
忘れられがちな3つの盲点
個人管理になっていた業務アプリのパスワード
会社が全社的に管理しているシステムとは別に、部署単位で契約したクラウドサービス(名刺管理ツール、勤怠管理の補助アプリ、外部の顧客管理システムなど)を自分がID発行者として管理しているケースがあります。こうしたアプリはIT部門の資産管理台帳に載っていないことも多く、本人が退職した瞬間に誰もログインできなくなり、契約更新の連絡すら届かなくなる事態が起こりえます。まず自分のパソコンやスマートフォンに保存されているパスワード一覧を開き、会社のドメインで契約しているサービスをすべて洗い出すところから始めましょう。
社用携帯を初期化する前のデータ確認
退職時に社用携帯を返却する際、IT部門側で初期化してから次の担当者に再配布する流れが一般的ですが、初期化前に本人が確認しておくべきデータが残っていることがあります。たとえば、取引先とのSMSでのやり取り、業務用に使っていたメモアプリの内容、認証アプリ(二段階認証用のワンタイムパスワード発行アプリ)に登録されたアカウント情報などです。とくに二段階認証を社用携帯に紐づけている場合、初期化後に後任者が同じシステムにログインしようとしてもワンタイムパスワードが受け取れず、IT部門への再設定依頼だけで数日かかることもあります。返却の1週間前には、認証アプリに登録されているサービス一覧を書き出し、後任者の連絡先で再登録する手順をIT部門と確認しておくと安心です。
個人アカウントで受信していた業務連絡の切り分け
社内システムが整う前から在籍している社員に多いのが、取引先の一部が今も個人の携帯番号や、過去に使っていた個人メールアドレスに直接連絡を送ってくるケースです。本人にとっては「昔からの付き合いだから」という感覚でも、退職後にその連絡が誰にも引き継がれず、取引先が困惑するという事態につながります。退職前に、個人の連絡先宛てに届く業務関連の連絡先リストを作り、取引先に対して後任者の連絡先を案内するメールを、本人名義で一斉に送っておくと、切り替えがスムーズになります。
整理されていないと誰が困るのか
この整理を怠ると、まず困るのは後任者です。あるメーカーの経理部門では、退職した担当者が個人契約に近い形で管理していた請求書発行システムのIDを引き継がないまま退職してしまい、後任者がログインできず、月次の請求書発行が1週間近く止まったという事例がありました。取引先への支払いが遅れ、経理部門全体で謝罪と再発防止の対応に追われることになったといいます。次に困るのはIT部門です。退職者のアカウントを停止しようとした際、そのアカウントが複数のシステムに紐づく管理者権限を持っていたことが後から判明し、停止後に他の社員の業務が止まってしまうケースもあります。IT部門は退職者本人からの申告がなければ、どのシステムに管理者権限を持っているかを完全には把握できないことが多いため、本人からの自己申告が実質的な唯一の情報源になっている会社も少なくありません。
簡単にできるチェックリストの作り方
複雑な引き継ぎ資料を新たに作る必要はありません。エクセルやテキストファイルで構わないので、次の3つの列を持つ一覧表を作ることから始めます。1列目に「利用している社内システム・業務アプリの名称」、2列目に「自分が持っているアクセス権限の種類(一般ユーザーか、管理者権限か)」、3列目に「引き継ぎ先として想定する担当者名」を書き出します。パスワードそのものをこの一覧表に直接書き込むのは避け、パスワードの受け渡しはIT部門が指定する安全な方法(社内のパスワード管理システムへの登録や、直接の口頭伝達)を使うようにしましょう。一覧表自体はあくまで「何が存在するか」を可視化するための地図であり、パスワードの保管場所ではありません。
棚卸しのタイミング
この一覧表は、退職日の直前ではなく、退職が正式に決まった時点でまず一度作成し、退職日の2週間前に最終確認として見直す、という二段階で進めると漏れが減ります。直前の1回だけだと、日常業務で使っているためかえって見落としやすいシステムが出てくるためです。
IT部門のオフボーディング手順と足並みをそろえる
多くの会社ではIT部門が退職者のアカウント停止手続きを持っていますが、その手続きは「全社共通システムのアカウント削除」を対象にしていることが大半で、部署が個別に契約したサービスや、本人が個人的に立ち上げた業務用アカウントまでは自動的にカバーされません。IT部門の担当者に、自分が作成した一覧表を渡しながら「このリストのうち、会社のアカウント管理台帳に載っていないものはどれか」を確認してもらうと、オフボーディング手続きの抜け漏れを防げます。IT部門側も、本人からの申告がなければ存在すら把握できないシステムがあることを理解しているため、早めに一覧を渡すことを歓迎してくれることがほとんどです。
よくある質問
Q. パスワード管理アプリを個人で使っていた場合、退職後はどうすればよいですか。
A. 業務用のパスワードが個人契約のパスワード管理アプリに保存されている場合は、退職前にその中から業務関連のものだけを抽出し、IT部門が指定する引き継ぎ方法で共有したうえで、個人のアプリからは削除しておきましょう。私物のアプリに会社の認証情報が残り続けること自体がセキュリティ上のリスクになります。
Q. 引き継ぎ資料を作る時間が業務都合で取れません。どうすればよいですか。
A. すべてを一度に完成させようとせず、思い出したシステム名だけをその都度一覧表に追記していく形で進めると負担が減ります。退職までの数週間、毎日5分だけ一覧表を見返す習慣をつけるだけでも、最終的な抜け漏れはかなり減らせます。
Q. 引き継ぎ後、退職者本人が誤って旧アカウントでログインしてしまった場合、何か問題になりますか。
A. 退職後に旧アカウントでシステムにアクセスすることは、多くの会社の就業規則や情報セキュリティ規程に抵触する可能性があります。退職日をもってすべてのアカウントが確実に停止されているか、最終出社日にIT部門へ確認しておくとトラブルを避けられます。
社内システムの引き継ぎは地味な作業ですが、後任者とIT部門の両方の負担を大きく左右します。業務内容そのものの引き継ぎ資料の作り方はこちらの記事、退職前に済ませておきたい手続き全体のチェックリストはこちらの記事、円満な退職の伝え方はこちらの記事で紹介しています。名刺や肩書きの整理についてはこちらの記事も参考になります。
実際に退職前の引き継ぎ作業を経験した人の体験談も取材しています。ご自身の経験を話してみたいという方は取材にご協力ください。
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