定年退職の日程がおおよそ決まっている場合でも、「そろそろ本格的に退職の準備を始めよう」と気持ちを固めた瞬間から、やるべきことは意外と多い。感情が先走って会社への伝え方を誤ると、その後の有給消化や引き継ぎがぎくしゃくすることもある。退職を迷っているときの考え方を経て決意が固まったら、最初の1週間で何を整理すべきかをチェックリスト形式で確認しておく。
感情的にならず、まず整理すべきこと
退職を決意した直後は、開放感や不安が入り混じり、気持ちが高ぶりやすい。この段階でまず整理すべきは「誰に」「いつ」「どの順番で」退職の意思を伝えるかという計画である。退職を伝える順番を誤ると、本人の耳に入る前に噂で上司や同僚に伝わってしまい、印象を損ねることがある。原則として、直属の上司に最初に伝え、それから人事部門、同僚やチームメンバーという順番を崩さないことが基本になる。
1週間でやることチェックリスト
1〜2日目:家族への報告と意思の固め直し
会社に伝える前に、配偶者や同居する家族には先に伝えておく。定年退職であっても、退職後の働き方(再雇用を選ぶか完全に退職するか)によって家計の見通しが変わるため、家族の理解と合意を得ておくことが後々の摩擦を防ぐ。家族との話し合い方を参考に、いつ・どのタイミングで話すかも含めて具体的に決めておくとよい。あわせて、退職後にどのような生活を送りたいか、家族の希望も聞いておくと、その後の資金計画や住まいの検討がスムーズになる。
3〜4日目:有給消化の計算と直属上司への切り出し方の準備
就業規則や給与明細から残りの有給休暇日数を確認し、最終出社日から退職日までにどれだけ消化できるかを逆算する。たとえば残り有給が20日ある場合、引き継ぎ期間を考慮して最終出社日を退職希望日の1か月前に設定し、そこから有給を消化する計画を立てる。有給消化の交渉は繁忙期や後任の状況によって調整が必要になることもあるため、早めに希望を伝えておく方が通りやすい。あわせて、直属の上司にどう切り出すかを事前にシミュレーションしておく。「〇月末で定年退職を迎えますが、再雇用は希望しません」など、結論を最初に伝え、理由は簡潔にまとめておくと、話が長引かずに済む。
5〜6日目:引き継ぎ範囲の洗い出し
担当業務のうち、誰に何を引き継ぐ必要があるかを大まかにリストアップしておく。この段階では詳細な引き継ぎ資料を作り込む必要はなく、「取引先ごとの連絡先」「進行中の案件」「定例業務のスケジュール」など、項目レベルで洗い出しておけば十分である。引き継ぎ資料の作り方は、実際に退職日が近づいてから本格的に取り組む形でよい。
7日目:退職後の生活・資金の大枠を確認
退職金の見込み額、企業年金や確定拠出年金の受給方法、失業給付を受給できるかどうかなど、退職後の資金面の大枠を確認しておく。退職前にやることリストと照らし合わせながら、1週間で全てを終わらせる必要はないが、何から手をつければよいかの見取り図を作っておくと、その後の準備が格段に進めやすくなる。
有給消化の計算はできるだけ具体的な数字で
有給消化の計画は「なんとなく余っているはず」ではなく、給与明細や勤怠システムの残日数を実際の数字で確認するところから始める。たとえば定年退職日が3月31日で、有給残日数が22日ある場合、土日祝日を除いた実働日ベースで逆算すると、最終出社日はおよそ1か月前の2月末頃になる計算である。ただし、引き継ぎに要する期間や、年度末で人手が不足しやすい時期であることも考慮し、最終出社日を早めに設定しすぎると引き継ぎが手薄になり、逆に遅すぎると有給を消化しきれずに退職日を迎えることになる。1週間以内にこの逆算だけでも一度済ませておくと、その後の上司との相談が具体的な数字を基にした話し合いになる。
有給消化中の呼び出しや問い合わせを避けたい場合は、引き継ぎ書類に加えて、緊急連絡先の扱いをどうするかも上司とあらかじめ取り決めておくと、有給消化期間中に業務連絡で気を揉まずに済む。
切り出し方の準備で押さえておきたいポイント
直属の上司に退職の意思を伝える際は、感謝の言葉から入り、結論を明確に伝え、理由を長々と説明しすぎないことが基本である。定年退職の場合は「引き止め」の対象になりにくいが、再雇用制度がある会社では「再雇用を希望するかどうか」を上司や人事が事前に確認してくることもあるため、自分の意思を固めた上で臨む方が話がスムーズに進む。面談の場では、労働条件通知書の内容(給与水準、勤務時間、契約期間)を提示されることもあるため、その場で即答を求められても構わないという人以外は、「一度持ち帰って家族と相談したうえで回答する」と伝えておくと、後になって条件面で後悔することを防ぎやすい。再雇用か退職かの判断を1週間のうちに一度整理しておくと、上司との面談で迷わず答えられる。
ある印刷会社の営業部門で32年間働いた63歳の男性は、定年退職を半年後に控えた時点で「そろそろ本格的に準備を始めよう」と決意した。最初の週にまず家族に相談したところ、妻から「再雇用でもう少し働いてほしい」という要望が出たため、当初完全退職を考えていた方針を再雇用に切り替えて検討し直すことになった。もし家族への相談を後回しにして先に会社へ完全退職の意思を伝えていたら、後から撤回することになり、上司や人事に無用な混乱を招いていたかもしれない。決意直後の1週間で家族との合意を取っておいたことが、その後の手続きをスムーズにした例である。
1週間の終わりに次の1か月の予定を立てる
1週間で全ての手続きを終える必要はないが、最後にやっておきたいのは「次の1か月で何を、いつまでに済ませるか」という大まかなスケジュールを紙やスマートフォンのメモに書き出しておくことである。上司への正式な報告日、人事への意思確認書の提出期限、引き継ぎ資料の作成開始日、家族との資金計画の話し合いの日程など、期限のあるものから順に並べておくと、1週間の勢いを失わずに次の段階へ移りやすい。定年退職の場合、退職日自体は動かせないことが多いが、そこに至るまでの準備の進め方は自分でコントロールできる部分が大きい。
切り出し方の準備で押さえておきたいポイント
Q. 退職の意思は口頭で伝えるべきですか、それとも書面が必要ですか。
A. 定年退職の場合は就業規則上あらかじめ退職日が定まっているため、正式な退職届の提出までは不要な会社が多いが、再雇用を希望しない意思を明確にする場合は、口頭で伝えたうえで、会社の書式に沿った意思確認書を提出するよう求められることが一般的である。
Q. 1週間で全てのチェックリストを終わらせられない場合はどうすればよいですか。
A. 1週間はあくまで最初の見取り図を作る期間であり、全項目を完璧に終える必要はない。家族への報告と直属上司への伝え方の準備だけは優先し、残りは退職日までの数か月かけて順次進めていけば問題ない。
Q. 直属の上司より先に同僚に話してしまってもよいですか。
A. 定年退職はあらかじめ時期が分かっているとはいえ、再雇用を辞退する意思など会社にとって重要な情報は、直属の上司や人事部門を通さずに同僚へ先に話が広まると、正式な報告の場で気まずい雰囲気になることがある。伝える順番は崩さない方が無難である。
実際に退職を決意してから最初の1週間で動いた体験談も取材しています。ご自身の経験を話してみたいという方は取材にご協力ください。
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